Moduły systemu

Moduł służy do rejestracji i obsługi korespondencji przychodzącej lub wychodzącej z firmy. Spełnia on zadania książki korespondencji. Dodatkowo steruje obiegiem dokumentów zewnętrznych oraz wewnętrznych pomiędzy wydziałami, pracownikami, archiwizacją wraz z uporządkowaniem według ustalonej klasyfikacji.

Moduł związany jest z działalnością produkcyjną lub usługową firmy. Z tego powodu może wymagać indywidualnej adaptacji w trakcie wdrożenia systemu.
Dla projektu można określić wiele wspólnych cech : kontrahent, datę oferty, osobę prowadzącą, status, numer i datę zamówienia, termin realizacji, datę wykonania, wartość zamówienia.
Dla projektu należy wprowadzić kosztorysowe analityczne pozycje : materiałów, robocizny, sprzętu, usług obcych, pozostałych kosztów oraz narzuty. Pozycje te stanowią plan dla zrealizowania.
Na tej podstawie można przygotować zapotrzebowanie materiałowe, a także składać zamówienia u dostawców.
Materiały pobrane z magazynu poprzez dowody RW zostają przypisane do projektu.
Pracownicy zajmujący się projektem odnotowują czas z nim związany, a stosowne procedury rozliczają wynagrodzenie z list płac w stosunku do przypisanego czasu.
Praca sprzętu oraz faktury z usług obcych również są precyzyjnie przypisane do projektu.
W ten sposób otrzymujemy rzeczywisty koszt bezpośredni.
Rozliczenie kosztów płac nieprodukcyjnych, kosztów wydziałowych, i innych kosztów wspólnych pozwala uzyskać techniczny koszt wytworzenia. Znając wartość sprzedaży uzyskujemy kalkulacje naszej produkcji.
W folderach dyskowych zebrana jest pełna dokumentacja projektu.
Dla potrzeb kontrolnych można śledzić pracę pracowników oraz zasadność przypisywania poszczególnych materiałów do projektu. W całym procesie produkcji można wykorzystać czytniki kodów kreskowych do zautomatyzowania całego procesu.

Moduł zapewnia niezbędną ewidencję płacową firmy w zakresie list płac pracowników i wypłaconych rachunków zleceniobiorcom z tytułu zawartych umów zleceń i umów o dzieło.
Organizacja list płac powinna współgrać ze strukturą organizacyjną firmy. Na jednej liście może być dowolna ilość pracowników. Stosowane jest rozwiązanie, w którym każdy pracownik jest na jednej liście głównej i może wystąpić na kilku listach dodatkowych.
Dane dla tworzonych list płac są gromadzone w dziale kadr – moduł KADRY (angaże, ewidencja nieobecności), przez kierowników jednostek organizacyjnych (dokumenty BZ) oraz w pozostałej części – w rachubie. Możliwe jest definiowanie składników powielanych z poprzedniego miesiąca.
Składniki płacowe i ich algorytm obliczeniowy ustalany jest w czasie wdrożenia systemu .
Istotnym elementem płac jest uzyskanie rozdzielnika płac – noty dla działu księgowego. Wymaga to przyporządkowania kont kosztowych do wykonywanych zadań przez pracowników. Wspomaganie tego celu polega na udostępnieniu w systemie tabel kosztowych i przypisanie ich do wybranych pracowników. Tabele kosztowe mogą zawierać wiele kont i ich podział wyrażony procentowo lub w dowolnej jednostce miary.
Dane z obliczonych płac wykorzystywane są w kolejnych miesiącach dla naliczenia wynagrodzeń za urlopy, czas choroby oraz zasiłków. Zapewniają obsługę programu Płatnik i emisję dokumentów PIT.

Moduł ułatwia pracę działu kadrowego, wspomaga sprawne funkcjonowanie firmy, współtworzy konieczną sprawozdawczość oraz bierze udział w sprawach dotyczących pracowników i ich rodzin.
Struktura organizacyjna firmy musi być dostosowana do realizowanych zadań, pracownicy powinni mieć określony zakres obowiązków na stanowisku, miejsce i czas ich wykonywania. Miejsce może być przyporządkowane do oddziału, działu, zaś czas – tam gdzie przepisy tego wymagają – winien być określony w postaci harmonogramów planowanych.
Sprawne funkcjonowanie firmy zależy od usystematyzowania posiadanych danych osobowych pracownika. Grupę niezbędnych danych w tym przypadku stanowią informacje dotyczące:

• zawartej umowy o pracę
• angaży
• przebiegu pracy zawodowej
• członków rodziny
• czasu przeprowadzania badań lekarskich
• szkoleń BHP
• posiadanego wykształcenia i uprawnień
• znajomości języków obcych
• udzielonych pożyczek

Dla zleceniobiorców należy ewidencjonować zawierane umowy, które stanowią bazę dla wystawianych rachunków i tworzonej sprawozdawczości ZUS.
Kolejnymi zadaniami modułu KADRY są:

• Prowadzenie ewidencji czasu pracy – w tym nadzór nad dokumentami BZ
• Prowadzenie ewidencji nieobecności – w tym ewidencji limitowanych nieobecności: urlopów wypoczynkowych, szkolnych, opieki

Jeśli firma stosuje czytniki RCP, prowadzona jest analiza z ich odczytów: spóźnień, wyjść prywatnych i delegacji. Ewidencja nieobecności jest bazą dla uzyskania kartoteki zasiłkowej.
Kadry są ściśle połączone z działem płac (moduł PŁACE), dostarczają większości danych do tworzonych list płac, umożliwiają obsługę programu Płatnik, systemu bankowego dla ROR-ów oraz emisję PIT-ów.
Raporty systemu umożliwiają szybkie uzyskanie potrzebnych druków wypełnionych odpowiednimi danymi oraz zestawień w deklarowanych konfiguracjach.

Moduł służy do gromadzenia i przetwarzania danych związanych ze sprzętem stanowiący majątek firmy. Rejestracja wykorzystania sprzętu odbywa się poprzez wprowadzanie kart drogowych oraz raportów dziennych pracy maszyn. Wyszczególnienie czasu pracy maszyn według ich specyfikacji np. godziny efektywne, postój, konwój, dojazd.

Moduł służy do obsługi ewidencyjno-rozliczeniowej środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych lub gruntów. Prowadzona ewidencja środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych daje możliwość rozliczenia amortyzacji wg źródeł finansowania. Każde źródło finansowania (np. dotacje, aport, zakup własny) w programie rozliczane jest indywidualnie w obrębie środka trwałego. Dotacje można wprowadzić w czasie amortyzowania środka – rozdzieli ona wartości rat amortyzacyjnych od momentu wprowadzenia.  Środki trwałe możemy przypisać do działów, miejsc oraz do osób odpowiedzialnych.

Moduł służy do ewidencji wyposażenia firmy, które jest w użytkowaniu. Majątek firmy identyfikowany jest poprzez numery inwentarzowe. Wyposażenie będące w ewidencji może być powiązane z fakturami zakupowymi. Istnieje możliwość wygenerowania automatycznej noty księgowej z dokumentów wydania do użytkowania i likwidacji. Wyposażenie może być wydawane dla użytkownika lub miejsca użytkowania. Ewidencja obsługiwana jest poprzez dokumenty wydania, przesunięcia, zwrotu i likwidacji. Do wyposażenia można przypisywać okresy użytkowania w miesiącach.

Moduł służy do prowadzenia ewidencji narzędzi oraz maszyn, ich wypożyczeń oraz indywidualnych stanów pracowników. Narzędzia można wypożyczać pracownikom jak również kontrahentom spoza firmy. Po wprowadzeniu dokumentu zwrotu możliwe jest automatyczne wygenerowanie faktury sprzedaży wg wprowadzonego czasu cennika.

W module zgrupowano funkcje odpowiadające za obsługę rozrachunków z kontrahentami, pracownikami oraz pozostałych-budżetowych. Moduł dostarcza informacje o stanie rozrachunków i na bieżąco wspomaga wprowadzanie zapłat w modułach KASA i BANK. Zapisy księgowe dokonane w module księgowym ( ręczne lub automatyczne ) na bieżąco przechodzą do modułu rozrachunków.

Moduł służy do ewidencji procesu sprzedaży, który można prowadzić w obrębie zdefiniowanych rejestrów, w tym także walutowych – pozwalając na usystematyzowanie faktur zgodnie z rodzajami prowadzonej sprzedaży. Parametry tych rejestrów określają domyślnie sposób numerowania faktur, ilość egzemplarzy, sposób dekretowania w obrębie rejestru. Umożliwia wystawianie faktur towarowych (w oparciu o zasoby magazynie z ich jednoczesną obsługą), usługowych i mieszanych, zarówno z cen netto jak i brutto. Dla każdej z faktur możemy określić dowolny podział procentowy lub kwotowy dla kont sprzedaży – niewidoczny na fakturze.

Moduł służy do prowadzenia ewidencji ilościowej oraz wartościowej surowców, wyrobów i towarów handlowych. Ewidencja magazynowa może być prowadzona zarówno w cenach zakupu jaki i w cenach sprzedaży. Prowadzona ewidencja realizowana jest w ujęciu magazynowym poprzez zdefiniowane dowody magazynowe. Rozchód może być prowadzony wg zasady FIFO (first in – first out) lub indywidualnego wyboru.

Moduł służy do rejestrowania oraz rozliczania zamówień własnych i obcych. Zamówienia mogą dotyczyć sprzedaży i zakupu materiałów, towarów oraz usług. Podczas rejestracji zamówień użytkownik ma do dyspozycji wiele funkcji ułatwiających zarządzaniem zamawianymi towarami i usługami.

Zadaniem modułu jest ewidencja faktur zakupu, którą prowadzi się na wzór dziennika podawczego, zapewniając przy tym: kompletację faktur, rozliczenie z dowodami
PZ oraz rozliczenie wynikające ze sposobu zapłaty wraz z niezbędną kontrolą poprawności wartości netto i VAT Wszelkie faktury rejestrowane są w momencie wpływu do firmy. Deklaracja rejestrów zakupowych pozwala na podział wpływających faktur według wcześniej przewidzianej struktury np. wg formy płatności (rejestr faktur gotówkowych, przelewowych).

Moduł służy do prowadzenia ewidencji wyciągów rachunków bankowych, oraz do obsługi przelewów bankowych. Bank zapewnia ewidencje przelewów wychodzących oraz ich eksport, import do elektronicznych systemów bankowych. W wierny sposób odwzorowuje wyciągi bankowe i salda po każdym wyciągu.

Moduł umożliwia prowadzenie wielu raportów kasowych zarówno złotowych jak i walutowych. W raporcie kasowym ewidencjonowane są wpływy i wydatki poprzez dowody KP, KW (dla wydatków można stosować również inne deklaracje dowodów). Po każdej wprowadzonej operacji mamy bieżący stan kasy.
Poza tym można prowadzić rejestr zaliczek dla pracowników. Każda wystawiona zaliczka może być poprzedzona wnioskiem o zaliczkę.
Kasjer może ewidencjonować obrót gotówką bez podawania kont przeciwstawnych. Jeśli ma możliwość podania konta przeciwstawnego (rozrachunkowego) to wykonane zostaje automatyczne rozdekretowanie tego dowodu w księgach. Dekretację dowodów kasowych można usprawnić poprzez wykorzystanie wzorników księgowania. Niezadekretowane dowody KP, KW mogą być dokończone w czasie późniejszym w dziale księgowym.
Raporty kasowe mają wbudowaną obsługę zaliczek: pobranie i końcowe rozliczenie zaliczki. Dzięki integralności z modułem ZAKUP wszystkie zaliczki dodatkowo mogą być rozliczane bezpośrednio podczas rejestrowania faktur zakupowych.
W module KASA można uzyskać wszystkie potrzebne wydruki takie jak: wydruki raportu kasowego, wydruki dowodów KP, KW oraz wydruk rozliczenia zaliczki.

Jest to główny moduł księgowości finansowej i kosztowej systemu erp.  Wykorzystuje informacje wprowadzane w innych działach, może być obsługiwany zdalnie poprzez sieć internet.  Stanowi bazę do tworzenia plików JPK_VAT,   e-deklaracji : Vat 7 , Vat-UE, VAT 27.  Moduł oparty jest o zdefiniowany dla firmy Plan kont, w którym opisane są wszystkie konta dopuszczone do obsługi w systemie księgowym.  Dla wprowadzanych dekretów księgowych na bieżąco prowadzona jest kontrola poprawności. Podpowiadane są kolejne sub-analityki konta, opis konta zdefiniowany jest poprzez kolejne sub-analityki. Moduł Księgowości zasilany jest z dokumentów oraz amortyzacji z modułu Środków trwałych, z not list Płacowych, z faktur Sprzedaży, z dowodów Magazynowych, z faktur Zakupu, z wyciągów Bankowych, z raportów Kasowych, z importowanych not z innych systemów. W samej Księgowości też można korzystać z przyśpieszonej dekretacji dokumentów wykorzystując wzorniki księgowań, noty odsetkowe, kompensaty,  rozliczenia międzyokresowe kosztów, noty różnic kursowych,  dowody automatycznego rozliczenia kosztów pośrednich, wspólnych. Na szczególną uwagę zasługują schematy dekretacji przypisane do faktur sprzedaży i faktur zakupu.  Oba mechanizmy korzystają z wyboru sposobu dekretowania faktury poprzez podanie tzw. wyróżnika dekretacji i ewentualnie podania sub-analityk kont użytych w wybranym schemacie księgowania.  Przygotowane podczas wdrożenia systemu schematy dekretacji obejmują np. 50% odliczenie VAT od samochodów osobowych,  zastosowanie pre-współczynnika VAT  itd. Dla faktur zakupu uzyskuje się precyzyjne dekrety obejmujące kilkadziesiąt kont księgowych z pełnym rozliczeniem. W firmach prowadzących zespól 5 kont kosztów wykonywane są automatyczne rozliczenia kosztów, których efektem końcowym jest uzyskanie kalkulacji prowadzonych zleceń. Zadeklarowane konta dla potrzeb VAT dają możliwość utworzenia raportów z rejestrami VAT, e-deklaracji VAT 7 i JPK-VAT. Deklaracja Vat-7 jest powiązana z księgowaniem VAT do rozliczenia z US.  Wszystkie przygotowane dane w plikach JPK  można kontrolować w programie Excel.  Na bazie planu kont przygotowywane są raporty bilansowe, przepływy i konieczne analizy ekonomiczne. System jest wielowalutowy.  Raporty można przeglądać na ekranie oraz kierować do programu Excel, Word lub konwertować do formatu  pdf.